Sunumlar... Genellikle bilgi aktarmak, şirketi ya da bir projeyi tanıtmak için hazırlanır. Renkli grafikler, dikkat çekici veriler, başarı hikâyeleri… Ama birçoğu, esas amacı gözden kaçırır: Karşı tarafı bir karar vermeye ikna etmek!
Yani bir müzakere yürütmek.
Evet, bazı sunumlar da birer müzakeredir. Üstelik bu müzakereler çoğu zaman “müzakere” adı verilmeden yapılır. Bir proje onayı almak, yeni bir ürün satmak, işbirliği teklifinde bulunmak ya da bir tedarikçiye kurumunu anlatmak... Hepsi, karşı tarafın zihninde bir "evet" yaratmak için yapılan örtük müzakerelerdir.
İşin zorlayıcı tarafı, bu tür sunum müzakerelerinde karşımızda tek zihin bulunmaz. Farklı öncelikler, farklı şapkalar, hatta bazen farklı ajandalara sahip kişileri ortak noktada birleştirmek gibi bir zorluk vardır. Yani karşınızda tek bir zihin yoksa, ortada bir fikir satışı varsa o zaman sunumlar aslında slaytlar eşliğinde yapılan kibar bir pazarlık yöntemi değil midir?
Tasarım Aşamasında Sorulması Gereken 3 Kilit Soru
Ne yazık ki birçok sunum, "bakın biz ne harikayız" havasında geçiyor. Şirketin tüm güçlü yanları ardı ardına sıralanıyor, başarılar göz alıcı slaytlarla süsleniyor. Ama dinleyici tarafında şu sorular hâlâ cevapsız kalıyor:
- Benim sorunum ne?
- Bu sunumda bana ne çözüm sunuluyor?
- Bu çözüm beni gerçekten ikna etti mi?
İşte bu sorulara net cevap veremeyen sunumlar, ne kadar parlasalar da ikna edici olamıyorlar.
Hikayemiz uzun, zamanımız az!
Evet, en sık karşılaştığımız sorun bu. CampConsensus projelerinde bizlerden bu problemin çözümüne dair kısa yollar talep eden o kadar çok yönetici var ki… Peki kısa zaman dilimlerinde, örneğin 40 dakikalık bir sunumda hem kendimizi, hem talebimizi anlatmak, üstelik bunu ikna edici bir etkide yapmak mümkün mü? Emin olun zor olanı kolay olana çevirmenin en etkili yolu, sunum tasarımında karşı tarafın öz problemine odaklamak ve bu problemlere çözüm olacak ana başlıkları onlarca başlık içinden elemek.
Yaldızlı Değil, Derde Derman Sunumlar
Tüm etkili müzakerelerin temelinde bir problem yatar. Kimi zaman küçük, kimi zaman hayati. Bir düşünün, iddia büyük ama bir o kadar da doğru. O yüzden, sunumla bir dönüşüm yaratmak istiyorsak önce şu soruya cesaretle bakmalıyız: “Bu insanların gerçek problemi ne?”
İşte bizler de CampConsensus eğitim ve uygulama projelerinde hedef odaklı, iz bırakacak ve "evet" dedirtecek sunumların tasarımında dört temel soruya cevap arıyoruz;
1. Problem Türü Nedir?
- Hedefe ulaşamama
- Operasyonel aksaklıklar
- Sistemsel uyumsuzluklar
- Güven ve ilişki zayıflığı
2. Problemin Önem Derecesi Nedir?
Her sorun aynı derecede acil değildir. Sunum, en çok acı veren, en çok kaybettiren probleme çözüm sunduğunda anlamlı olur.
3. Problemin Kaynağı Nedir?
Problem sizden mi kaynaklanıyor? Müşteriden mi? Üçüncü bir faktörden mi? Cevap, müzakere pozisyonunuzu belirler.
4. Problemin Etki Alanı Nedir?
Her problem aynı çember içinde kalmaz. Bazısı sadece bir kişiyi, bir departmanı ya da bir süreci etkilerken; bazısı dalga dalga yayılır, müşteri memnuniyetinden finansal sonuçlara kadar her yeri etkisi altına alır. İşte bu yüzden problemin yalnızca türü değil, etki alanı da analiz edilmelidir.
Etki alanı geniş olan problem, sunumda daha stratejik bir öncelik kazanır. Çünkü dinleyicinin zihninde şu soruyu uyandırır:
“Bu sorunu çözmezsek ne olur?”
Etki alanı analizi yapılırken şu üç halka üzerinden düşünmeyi öneriyoruz:
- İç Etki: Problem sadece bizim ekip içinde mi kalıyor? Örneğin bir yazılım uyumsuzluğu sadece bilgi işlemde mi yaşanıyor?
- Kurumsal Etki: Bu problem farklı departmanları, süreçleri ve hedefleri olumsuz yönde etkiliyor mu? Örneğin stok yönetimindeki sorun, satış hedeflerine veya müşteri deneyimine çelme takıyor mu?
- Dışsal Etki: Problem dış müşteriye, tedarikçiye ya da kamuoyuna kadar yayılıyor mu? Örneğin bir kalite sorunu, markanın güvenilirliğini riske atıyor mu?
Bu çerçevede sunum yapılırken sadece “problemi çözebiliriz” demek yetmez. Problemin yayılma etkisini resmetmek, dinleyici zihninde aciliyeti ve değeri artırır. Bu nedenle etki alanı dediğimiz şey, neyle uğraştığımızı anlamanın pusulasıdır.
Direniş Gelecekse, Önceden Buyur Edin
Eğer sunumda bir teklif varsa, bir de direniş olacaktır. Fiyat olabilir, zamanlama olabilir, güven eksikliği olabilir. İyi hazırlanmış bir sunum, bu direnişleri öngörür ve daha “sorulmadan” cevaplar verir. Biz buna “değer elemesi” diyoruz. Yani potansiyel itirazlara karşı, çözümün sunduğu değeri güçlü argümanlarla ortaya koymak.
İkna Gücü Yüksek Sunumlarda 4 Sır
İkna ediciliğin salt verilerle ve birbiri üstüne sunulmuş grafiklerle artmadığının altını çizdikten sonra sıra ikna edici sunumların dört sırrına geldi. Bu sırrın ana başlığı “hikayeleştirme”. Hikayeleştirme, verileri ve aktarılan ana mesajları sağlamlaştıran önemli bir enstrüman.
- Verileri Aktifleştirmek
Çıplak veri yetmez. Somut, sonuç odaklı, çarpan etkili veriler anlatımı güçlendirir.
Örneğin “Bu çözüm 6 ayda %20 büyüme sağlar” değil,
“6 ayda %20 büyüme = +2 milyon dolar ek ciro sağlar” demek etkiyi arttıracaktır. - Faydayı Zamana Yaymak
Belirsizlik çağında uzun vadeli vaatler ikna etmez. İlk 3 ayda ne olacak, 6. ayda ne değişecek? gibi zamana bölünmüş kazanımlar güven verir. - Alternatif Sunmak
İki seçenek sunmak, dinleyicinin karar alanını netleştirir. Müzakerenin sınırları belirlenir. - Madalyonun Öbür Yüzünü Göstermek
Sadece kazancı değil, “bu çözüm alınmazsa ne kaybedilecek?” sorusunu da dile getirin. Bu, karar vericiyi harekete geçirir.
Peki Ya Duygular?
Unutmayalım, her müzakere aslında bir insan ilişkisidir. İşte bu nedenle tüm argümanların, tüm analizlerin ötesinde dikkate alınması gereken unsur duygu bağı kurmaktır. Güven, sempati, benzerlik, başarıya ortak olma hissi… Bunlar karar süreçlerini doğrudan etkiler.
O yüzden sunumda sadece “biz dili” değil, ego sınırını zorlamadan kilit noktalarda “ben dili” kullanmak büyük etki sağlar. “Bana göre...”, “Ben bu çözümün şöyle bir faydasını çok önemsiyorum” gibi kişisel cümleler, samimiyeti artırır. Daha da önemlisi otoriteyi sergiler.
Varsayım Taktikleri ile Kapanış
Kabul edelim, emrivaki yapmak keyifli bir hinlik:) Tamam her zaman karşılık bulmayabilir ama emin olun bir öneri henüz açıkça kabul edilmeden kabul edilmiş olduğunu varsayarak bir sonraki adımı resmetmek “tatlı kurnaz” bir taktiktir.
Örneğin; Bir konkur sunumundasınız ve sizden sonra iki rakip daha yarışa katılacak. Alıcı grup tüm alternatifleri dinledikten bir hafta sonra kararını bildirecek. En doğal hakkı. İşte tam bu durumda kapanışta “Şimdi bir hafta içinde proje ekiplerini kurmuş ve 2.haftada tüm sistem eğitimlerini tamamlamış olacağız” örneğine benzer bir -oldu bitti- etkili olacaktır. (Aman ha, elbette her zaman değil:)
Velhasıl sunumun dili çözümse, kararlar daha kolay alınıyor.
Ebru Güresin
CampConsensus
