Üst yönetimin hedef olarak ortaya koyduğu enerji tasarruf hedefine ulaşmak üzere uluslararası bir danışmanlık şirketinden danışmanlık almanın çözüm olacağını düşünen yöneticiler, çözümün doğrulu ile ilgili olarak üst yönetimi ikna etmek istemektedir.

Üst yönetim, çözümün şirket içi kaynaklarla çözülebileceğini ve söz konusu danışmanlığı almaksızın altı ay sonunda tasarruf hedeflerine ulaşılabileceğini savunmaktadır.  

Holding Sürdürülebilirlik direktörlüğünün oldukça deneyimli ve başarılı bir yöneticisi olan Elif, ekibi ile birlikte bir proje yürütmektedir. Proje, yönetim kurulunun tanımladığı ve hedef olarak ortaya koyduğu %30’luk enerji tasarrufunu sağlamak üzere bir sistem geliştirmekle ilgilidir. Aslında yönetimin hedefe ulaşmak üzere verdiği 6 aylık süre oldukça kısa bir süredir ve Elif ve ekibi için stresli bir dönem geçmektedir. Projenin başından beri yapılan çalışmalar yönetime defalarca sunulmuştur ancak bu sunumların sonunda mutabakata varılamamıştır. Çünkü yönetim Elif ve ekibinin önerdiği iki yıllık kademeli geçiş planına sıcak bakmamaktadır ve 6 aylık süre konusunda ısrarcıdır. 

Yönetimin bu ısrarının altında yatan neden salt maddi tasarruf değildir. Özellikle yurt dışı kaynaklı ana alıcılar, şirketle çalışmalara devam edebilmek adına sistemli bir enerji tasarruf yönetimini şart olarak koşmaktadırlar. Her ne kadar alıcıların tamamı şu anda sertifikasyon şartı koymamış olsa da yakın bir gelecekte bu şartın konulacağını öngörmek mümkündür.

İşte bu bilgiler ve daha önce sonuçsuz kalan çabalar doğrultusuna alınan karar, önümüzdeki cuma günü yönetimle yapılacak müzakerenin ana konusudur. Sunum formatında tasarlanan bu müzakerenin temel savı enerji tasarrufu konusunda dünyanın önde gelen firmalarından biri olan Morgan Lovell’den danışmanlık almak, hedeflenen tasarruf oranına kalıcı olarak çözüm bulmak üzere bir üçüncü parti ile çalışmaktır. 

Morgan Lovell, en gelişmiş enerji yönetim sistemlerini adapte eden ve hedeflenen enerji tasarrufunu sağlamak üzere net performans kriterleri tanımlayıp, takip eden uluslararası standartlara sahip bir danışmanlık firmasıdır. ISO 50001 enerji yönetim standardına sahip bu firma, enerji performansını izlemeyi ve sürekli iyileştirme yapabilmeyi vaat etmektedir. 

Diğer yandan Elif, bu sistemin enerji tasarrufu sağlamaktan öte toplam operasyon maliyetlerini de aşağıya çekeceğini savunmaktadır. Ayrıca Türkiye’nin örnek ve lider kurumlarından biri olarak, sertifikalı bir kurum desteği ile çevreye yapılacak bu katkının, marka itibarını çok daha yukarılara çekeceğine inanmaktadır. Her ne kadar üst yönetim sürecin şirket içinde çözümlenebileceğini savunsa da, tanımlanan bu kısa sürede üçüncü bir partiden destek almadan ilerlemek mümkün görünmemektedir.

Elbette bu danışmanlığın bir maliyeti vardır. Hatta yönetim kurulundan Hasan Bey bir toplantıda “50 yıllık meslek hayatımda tasarruf etmek için bu kadar para harcandığını hiç duymadım...” demiştir. Bu ironi ile baş etmek pek de kolay görünmemektedir. Keza yönetim ekibi geleneksel, kuralcı, duygusal bir o kadar da bilgilidir. Yıllarını işe vermiş olan bu ekip radikal kararları kendisi almak taraftarıdır. Çünkü yüksek bir sorumlulukla çalışan bu ekip, hem paydaşlara, zaman zaman da devlete hesap vermektedir. Şirket kültürü de iş ortamları dışında yönetim ile iletişimi mümkün kılmamakta, aradaki mesafeyi aşmak yer yer zorluk yaratmaktadır. 

Cuma günü için planlanan bu toplantıya katılımı sağlamak hiç de kolay olmamıştır. Yönetim ekibi konuyu bilse de önerinin içeriği sürpriz olacaktır. 

VAKA ANALİZİ

Müzakere Mutabakat Alanı – Common Ground

Taraflar enerji tasarrufu konusunda bir sistem geliştirilmesi gerektiği konusunda mutabıktır. Elif ve ekibi, öncelikli olarak önerilerinin «dinlenmeye değer» olduğu algısını yaratmak durumundadır. Müzakere yönetiminde karşı tarafı ikna etmenin ilk adımı «direnişe neden olan ana endişenin» çok iyi anlaşılması ve açılış argümanının bu endişeyi hafifletecek şekilde tasarlanmasıdır. 

Diğer önemli konu ise, söz konusu müzakerenin sunum formatında yapılacak olmasıdır. Birden fazla dinleyici – karar vericinin bulunduğu ve ekip lideri tarafından yapılacak bu sunumda en önemli üç kriter; doğru sıralama yapmak, savunulan görüşe kanıt sunmak olası direniş konularına cevap verecek alternatif çözümleri önceden planlamaktır. Elbette sade, öz ancak etkileyici görsellerle mesajın aktarılması da bir o kadar önemlidir. 

Argüman 1

Vakada, üst yönetimin temel endişesi «gereksiz bir maliyet yüklenmemek» olduğu için Morgan Lovell ile çalışmanın maliyetini ve potansiyel tasarrufları somut verilerle sunmak gerekmektedir. (Tabi bu aşamada Morgan Lovell’i kısaca tanıtacak bir slayt eklenmesi faydalı olacaktır.)  Enerji tasarrufunun yanı sıra operasyonel maliyetlerdeki düşüş, uzun vadede sağlanacak finansal kazançlar ve yatırımın geri dönüş süresi detaylı bir şekilde açıklanmalıdır. Etkili sunumlarda üçleme kuralının uygulanacağı bu aşamada tek bir slaytta odaklanma sağlanması gerekmektedir. 

Ancak, yapısı objektif olan bu argümanın sağlayacağı faydaların zamana bölünmesi ve süreç içindeki kazanımların detaylandırılması gerekmektedir. 

Argüman 2

İkinci argüman ise enerji tasarrufu yönetiminin sadece maddi bir tasarruf sağlamayacağını, aynı zamanda şirkete rekabet avantajı ve itibar kazandıracağının vurgulanmasıdır. Sertifikalı bir enerji yönetim sisteminin, özellikle yurt dışı kaynaklı ana alıcılar nezdinde şirketin itibarını yükseltecek olması «benchmark» yöntemi ile aktarılmalıdır. Özünde bu sübjektif bir argümandır. Yönetimin şirkete bağlılığını ve kurumsal itibara verdiği öneme dokunmayı amaçlar. Sübjektif argümanlar daha çok duygu bağı kurmayı amaçladığı için bu aşamada “imgeletme” yönteminin kullanılması çok etkili olacaktır.

Argüman 3

Üçüncü ve tüm iddiayı güçlendirecek en önemli argüman risk yönetimidir. Elif, enerji yönetimi konusunda uluslararası standartlara sahip bir danışmanlık firmasıyla çalışmanın, gelecekteki potansiyel regülasyonlara ve pazar taleplerine uyum sağlama konusunda şirketi önceden hazırlayacağını ve riskleri azaltacağını ifade etmelidir. Yapısı tamamen objektif olan bu argümanın net veriler, yasal mevzuatlar, müşteri beklentileri gibi kanıtlarla desteklenmesi ikna ediciliği üst seviyelere çıkartacaktır.

Destek Argüman

İyi bir müzakereci olası direnişleri öngörmeli ve destek argümanları gerektiği zaman öne sürmek üzere hazırlıklı olmalıdır. Bu aşamada «pilot proje» önerisi cepte bulunmalıdır. Elif, projenin bir bölümünde pilot bir uygulama yapmayı önererek sistemin etkinliğini ve potansiyel faydalarını daha küçük bir ölçekte göstermeyi teklif etmelidir. Bu, yönetim kurulunun projeye olan güvenini artıracak ve daha büyük ölçekli bir yatırım için kapıları açacaktır.

Sonuç

Gerçek hayatta kabul edilen destek argüman olmuştur. Yönetim sunum sonunda “3 aylık deneme süresi” şartı ile Elif ve ekibinin talebini kabul etmiştir. 

Ebru Güresin