08.12.2024

Bu yazıda ele almak istediğimiz konu, eğitimcilik mesleğine gönül vermiş birçok profesyonelin ortak bir sorunu olan, hatta eğitmenin yetkinliği ya da içeriğin kalitesinin de önüne geçen doğru brifing konusu.

Doğru Brifinglerin Eğitim Performansına Etkisi

Araştırmalar ne diyor, biliyor musunuz? Eğitim projelerinin %70’i, kurumun gerçek ihtiyaçlarına uygun brifing verilmediği için bekleneni karşılayamıyor. Bu kadar yüksek bir oranın, aslında hepimizi düşündürmesi gerekiyor. Bu durum, eğitim projelerinin yalnızca teoride değil, uygulamada da nasıl başarılı olabileceği sorusunu gündeme getiriyor. Başka bir veride ise doğru ve iyi planlanmış bir brifingin, eğitim verimliliğini % 60 oranında arttırdığı görülüyor.

Eğitim projelerinin %70’i kurumun gerçek ihtiyaçlarına uygun brifing verilmediği için beklentiyi karşılayamıyor.

Eğitim Brifingi Nedir?

Brifing, özünde eğitim tasarımcısına verilen stratejik bir rehber. Eğitim programının içeriği, katılımcıların ihtiyaçları, kurumun pazar konumu ve karşılaşılan zorluklar gibi önemli detayların bu rehberde eksiksiz bir şekilde aktarılması eğitim performansını doğrudan etkiliyor. İşte bu nedenle ön hazırlığı yapılmamış yüzeysel brifingler, hem eğitimcilerin zorluk yaşamasına hem de katılımcıların beklenen faydayı sağlayamamasına neden oluyor.

Eksik veya yüzeysel brifing verildiği hallerde eğitim içeriğinin katılımcı profiline uygun olması, içerik ve uygulamlarda kurumun yaşadığı temel sorunlara değinilmesi ve eğitimin katılımcıları beklendiği gibi harekete geçirmesi ne yazık ki mümkün olmuyor. Emek, zaman ve maliyet israfı yaşamak istemeyen kurumların brifing konusunu ciddi bir iş olarak ele almaları gerekiyor.

Peki, doğru bir brifing nasıl yapılmalıdır ve bu süreç neden kritiktir?

Katıldığımız birçok brifing toplantısında en net aktarılan bilginin, eğitim konusu özelinde yaşanan problemlerin tanımlanması olduğunu söyleyebilirim. (ki bir tanesi tam 56 dakika sonra başlıyor 😊) Ancak eğitimden beklenen sonuçların açıkça tanımlanması ve katılımcı profilinin detaylı aktarımı konusunda yetersizlik yaşanıyor. Katılımcıların sadece gözleme veya duyumlarla dayalı bilgilerle değerlenmesi yeterli olmuyor. 

Birçok durumda İnsan Kaynaklarının yaptığı profil analizi ile ilgili bölüm yöneticisinin söylemleri birbirinden çok farklı olabiliyor.

Hele önemli bir konu var ki yine deneyimlerime göre sorulmadığı takdirde gündeme bile gelmiyor. Eğitim beklentisini tanımlarken kurumun kültürünün de net bir şekilde anlatılması gerekiyor. İşte bu doğru yapılmadığında içerik ne kadar güçlü olursa olsun “ama hocam bizim yönetim olaya böyle bakmıyor…” veya “tamam da bizim bölüm yöneticisi sizin söylediğinizin tersini söylüyor…” gibi direnişlerle karşılaşılabiliyor.

Hele eğitimin bir yerinde, katılımcıların hep bir ağızdan 'Hocam, bunları bizim üst yönetime de anlatacak mısınız?' dediğini duymak... İşte o an, eksik brifingin tüm etkisini hissediyorsunuz. Ve bu sahneyi yaşamayan bir eğitmen olduğunu hiç sanmıyorum...

Kurumun stratejileri ise başka bir brifing konusu. İçeriğiniz, uygulamalarınız, eğitim modelleriniz mükemmel olabilir ama şirketin hedeflerine ulaşmak üzere izlediği yollar da emin olun bir o kadar farklı. Örneğin pazarı koruma hedefi olan bir kurum ile yeni bir pazara girme hazırlığında olan bir kuruma verilecek eğitimde konu aynı olsa bile içerik ağırlığı değişecektir. Veya ciro hedeflerine ulaşmış, ancak stratejisini karlılığa çevirmiş bir kurumun içeriği, hedefelerinde geride kalmış bir kurumun içeriği ile aynı olmayacaktır.

Ya eğitim tasarımcılarının brifingdeki rolü…

Hani çok sevdiğimiz bir şarkıda söylendiği gibi: 'masum değiliz, hiç birimiz...' Keza brifingin kalitesi sadece karşı tarafın sorumluluğu değil, biz eğitim tasarımcılarına da büyük iş düşüyor. Brifingi doğru yönetmek için kültürümüzde eksik olduğu bilinen ön hazırlık ve “derinletilmiş soru sorma” kasımızı geliştirmemiz gerekiyor.

Brifing Öncesi Hazırlık

Bir eğitmen olarak konunuza ne kadar hakim olusanız olun her kurumun dinamiği birbirinden çok farklı ve eğitim içeriklerinin olabildiğince kurumun DNA’sı ile hizalanması gerekiyor. İşte bu noktada (ki en çok takdir aldığımız alanlardan biri bu ) brifing öncesi kurumun başta web sayfası, sosyal medya kanalları, sektörel dergiler, ekonomi haberleri gibi mecralardaki söylemlerinin ve etkileşimlerinin incelenmesi, hatta kısa bir saha araştırması yapılması oldukça fayda sağlıyor. (Hafele brifingi öncesi bayi gözlemi yapmak, Novo Nordisk brifingi öncesi birkaç eczane gezmek gibi…)

Brifing Soru Setlerinin Hazırlanması

Brifingler doğası gereği çoğunlukla sohbet ortamında gerçekleşir. Benim en önem verdiğim konu “sorgulamadan soru sorabilmek” ve bu soruları yaptığım gözlemler ile ilişkilendirmektir. Özetle karşı tarafı boğacak veya cevap vermekte zorlanacakları sorular sormak yerine, önce dinleyip sonra hazırlanmış soru seti içinden bir sırlama yapmak brifingin verimliliğini arttıracaktır.

Peki bu sorular neler olabilir?

Elbette konu diyalog olunca sonsuz sayıda soru üretmek mümkün. Ancak fikir vermesi adına CampConsensus olarak kullanmaya özen gösterdiğimiz bazı soru örneklerini paylaşamak istiyoruz.

• Katılımcı ekip daha önce benzer bir eğitim aldı mı? Aldıysa sonuçlar hangi yöntemlerle ölçüldü?
• Daha önce çalıştığınız kurumdan farklı bir alternatif arayışınız hangi nedenlere dayanıyor?
• Katılımcı ekip söz konusu eğitimi kendileri mi talep ediyor, yöneticilerin tercihi mi?
• Söz konusu eğitim net çıktıları olan ve kurum içinde aksiyon alınmasını öneren bir yapıda. Kurum olası dönüşüme hazır mı?
• Talep edilen eğitim kapsamında ekibin göze çarpan ortak güç alanları nelerdir?
• Bu eğitimle çözülmesini beklediğiniz spesifik problemler nelerdir?
• Gelişim ihtiyacı tüm katılımcılarda aynı düzeyde mi, belirli kişilerde öne çıkan farklı düzeyde gelişim ihtiyaçları mevcut mu?
• Katılımcıların yaşadığı problemler genel problemler mi, belirli zorluklar karşısında yaşanan problemler mi?
• Söz konusu eğitim dışında bu eğitim ile bağlantısı olacak diğer eğitim projeleri nelerdir?
• Yöneticilerin ve bağlı çalışanların ortak katılacağı eğitimlerde, bağlı çalışanların çekinme, hata yapmaktan endişe etme gibi duyguları olabilir mi?
• Katılımcıları eğitim öncesi motive etmek için hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?

Örnek sorulardan görüleceği gibi amaç güzel sorular sorarak karşı tarafı etkilemek değil, amaç eğitim içerik tasırımını nokta atışına yakın bir doğrulukla ihtiyaca göre yapabilmek. Diğer yandan, eğitim içeriğinin, karşı taraf ile yaşanmış geçmiş işbirliklerinin ve elbette kişilik faktörleri gibi birçok parametrenin soruların yapısını değiştireceği de muhakkak.

Ve gözden kaçan bir noktanın dayanılmaz ağırlığı…

İtiraf ediyorum bu önemli alan, kariyerimin başlarında pek farkında olmadığım bir alandı. O zamanlarda amacımız en doğru ve güncel bilgiyi -katılımcıları memnun edecek – şekilde aktarmaktı. Bilgiye ulaşmanın bugünkü kadar kolay ve kaynakların sonsuz olmadığı o dönemlerde muhtemelen yaklaşımımız doğruydu. Ancak kendi adıma minnet duyduğum sıçrama, eğitimciliğin yanına (kimilerinin danışmanlık olarak adlandırdığı) saha uygulamalarını katmakla oldu. Eğitimde aktarılan konular çerçevesinde ekiplerle birlikte sahaya çıkmak ve gerçek gözlemler ışığında geri bildirimler vermek madalyonun diğer yüzünü görmemi sağladı.

Eğitimde aktarılan doğrular ile saha gerçeklerinin bambaşka olduğunu yaşayarak öğrenmek çok değerliydi. Bu süreçte aktarılan konuların hayata geçmesinin beklendiği fiili ortamların, performansı ne kadar etkilediğini gördüm. Müzakere yönetimi eğitim içerikleri önemli bir katma değer yaratıyor ama acaba insanlar hangi ortamlarda müzakere ediyor? Sunum tekniklerini alan bir grup, mutluluk verici geri bildirimlerde bulunuyor ama aktarılan yöntemlerin gerçek sunumlarda uygulanması ne kadar mümkün olabiliyor? Evet bu iki sorunun karmaşıklığının farkındayım o nedenle örnekler vermenin faydalı olacağını düşünüyorum;

Bir medikal satış temsilcisi düşünün: Stresli bir hekimle dakikalar içinde sonuç odaklı bir müzakere yapması gerekiyor. O anda, teoride mükemmel olan tekniklerin ne kadarını uygulayabiliyor?

Ya da sunum tekniklerinin en ileri seviyesini almış olan bir yöneticinin, bir bayinin küçücük odasındaki masada yan yana oturup sunum yaparken yaşadığı gerçekliği hayal edin. Ortam, eğitimde aktarılan teknikerin ne kadarının uygulanmasına izin veriyor?

Hadi kurum içine girelim. Şirket kültürü son derece baskıcı olan bir yapıda kurum içi müzakerelerinde aktarılan duygu yönetimi teknikleri ne derece karşılık buluyor?

Bu ve benzeri soruların cevaplarını tam bir doğrulukla bilemesek de, anlamaya özen gösterirsek çok daha anlamlı ve katma değeri yüksek eğitimler tasarlanabileceğine inanıyorum.

Özetle zamanın ve paranın çok doğru harcanması gereken dönemlerden geçiyoruz. Bu nedenle eğitime katılacak kişilerin gerçek hayat dinamiklerinin doğru anlaşılması ve eğitimden beklentilerin derinlemesine sorgulanması gerektiğine inanıyorum.

Ebru Güresin

CampConsensus

,